Vor der Abreise
Du hast einen Erasmus-Platz zugesagt bekommen? Herzlichen Glückwunsch! Nun müssen einige Formalia erfüllt werden, bevor dein Auslandssemester beginnen kann.
Alle Informationen zu den notwendigen Schritten und Dokumenten für den Auslandsaufenhalt mit Erasmus+ findest Du auch im ERASMUS-Handbuch für Outgoing Students.
1. Annahme des Erasmus-Platzes
Nach der Zusage musst du zunächst deinen Platz innerhalb der in der Zusage angegeben Frist annehmen, ansonsten verfällt dein Anspruch auf diesen Platz.
2. Registrierung an der Gasthochschule
Anschließend wirst du durch das Erasmus-Büro an deiner zukünftigen Gasthochschule nominiert. Daraufhin wirst du per E-Mail oder postalisch Anweisungen des dortigen Erasmus-Büros erhalten, wie du dich offiziell an der Gasthochschule bewirbst.
Wichtig: Bitte beachte, dass die in der Bestätigung der Nominierung genannten Fristen unbedingt eingehalten werden müssen und das IfG keinen Einfluss auf diese Fristen hat! Auch können wir deine Bewerbung an der Gasthochschule nicht einsehen.
Häufig musst du bei der Registrierung an der Gasthochschule nochmal deine Bewerbungsunterlagen einreichen. Bei Fragen hierzu wendest du dich am besten an die Ansprechpartner an deiner Gasthochschule, die in der Regel die E-Mail mit den Anweisungen an dich gesendet haben. Wenn du dir unsicher bist, wer dein Ansprechpartner ist, kannst du auf der Seite deiner Gasthochschule unter Partneruniversitäten nachsehen.
Nachdem du dich erfolgreich registriert hast, kannst du in der Regel deine Kurse für dein Semester an der Gasthochschule wählen. Bei Fragen zur Anrechenbarkeit etc. wende dich bitte an den Erasmus-Koordinatoren des IfG, Herrn Benjamin Conrad.
3. Grant Agreement
Das Grant Agreement ist der Vertrag über die Förderung, die du während deines Erasmus-Aufenthaltes erhälst. Ohne einen solchen Vertrag kann dein Erasmus-Aufenthalt nicht beginnen!
Deswegen wirst du ungefähr im Frühjahr gebeten, die notwendigen Daten fristgerecht in einer Excel-Tabelle per E-Mail beim Erasmus-Büro einzureichen. Danach musst du, sobald dein Grant Agreement erstellt wurde, dieses persönlich unterzeichnen. Genaue Infos erhälst du rechtzeitig per E-Mail.
4. Learning Agreement
Der zweite wichtige Vertrag ist das Learning Agreement. Solltest du in die Schweiz gehen, gibt es ein extra Dokument. Du musst hier Angaben zur dir und deiner zukünftigen Gasthochschule eingeben und die Kurse vermerken, die du dort belegen möchtest. Die Vorlesungsverzeichnisse der Hochschulen findest du auf der Seite deiner Gasthochschule unter Partneruniversitäten.
Wichtig: Du musst mindestens 21 ECTS erfolgreich pro Semester / Term bestehen, weshalb du 30 ECTS pro Semester / Term buchen solltest.
Bitte nutze vorrangig das Online Learning Agreement (OLA). Nur wenn dieses von deiner Partneruniversität noch nicht genutzt wird, kannst du auf die Word-Version zurückgreifen. Eine Anleitung für das OLA findest du hier.
Die ERASMUS-Verantwortlichen der HU (Dr. Benjamin Conrad) und der Gasthochschule werden nach Fertigstellung deines OLA automatisch benachrichtigt und unterschreiben dieses dann digital. Das OLA ist erst offiziell, wenn diese beiden sowie deine eigene Unterschrift auf dem Dokument vorhanden sind. Du kannst im Ausland auch Kurse für dein Zweitfach belegen. Bitte nutze hierfür das Beiblatt zum OLA und lasse dieses von der für die Anerkennung zuständigen Person deines Zweitfachs unterschreiben.
Solltest du die PDF-Version nutzen, musst du das Dokument erst an Herrn Conrad, dann an die Verantwortlichen der Partneruniversität schicken und unterschreiben lassen.
Ist das OLA ausgefüllt und unterzeichnet, kann es per E-Mail im Erasmus-Büro eingereicht werden. Die Frist ist hierfür ist der 23. Juni.
Während deines Aufenthaltes müssen auch die restlichen Seiten dieses Vertrages ausgefüllt und wieder unterzeichnet werden. Mehr Infos dazu findest du auf den nächsten Seiten "Nach der Ankunft" und "Ende des Aufenthaltes".
5. Sprachtest des Online Linguistic Support (OLS)
Fast alle Outgoings müssen vor ihrer Ausreise einen Sprachtest des Online Linguistic Support (OLS) absolvieren. Der Link hierfür wird verschickt, sobald das Grant Agreement erstellt wurde. Nachdem der Link verschickt wurde, hast du 2 Wochen Zeit, den Test zu absolvieren.
Wichtig: Die E-Mails mit den Links landen gerne im Spam-Ordner. Bitte checke daher deine E-Mails regelmäßig, damit du dich beim OLS fristgerecht anmelden und den Test machen kannst. Um deine Förderung ausgezahlt zu bekommen, ist es dringend notwendig, dass du diesen Test machst!
Dieser Test muss in der Sprache gemacht werden, die als Hauptunterrichtssprache im Grant Agreement angegeben ist. Muttersprachler und Outgoings in die Schweiz sind von dem Test ausgenommen.
Was musst sonst noch vor der Abreise organisiert werden?
Urlaubssemester
Auch während deines Erasmus-Aufenthaltes musst du dich rückmelden. Allerdings ist ein Auslandsaufenthalt auch ein Grund für eine Beurlaubung.
Bitte lass dich beim Studierenden-Service-Center beraten, ob sich für dich eine Beurlaubung lohnt und informiere dich auf der Seite des Immatrikulationsbüros.
Krankenversicherungsschutz
Das ERASMUS-Programm bietet keinen Versicherungsschutz.
Jeder Studierende muss für sich überprüfen, ob er im Ausland durch die deutsche Krankversicherung ausreichend abgesichtert ist (Auslandskranken-, Haftpflicht-, Unfall-, und Krankenrücktransportversicherung) und ggf. eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abschließen.
Eine solche Zusatzversicherung wird zum Beispiel vom DAAD angeboten.
Vorbereitender Sprachkurs
Das Sprachenzentrum bietet während des Semesters Sprachkurse in den verschiedensten Sprachen an, die zur Vorbereitung genutzt werden können.
Zusätzlich gibt es in den Semesterferien eine Reihe von Intensivkursen, die ebenfalls als Vorbereitung genutzt werden können.
Seit dem WS 19/20 werden außerdem Sprachkurse, die studienvorbereitend vor dem Aufenthalt stattfinden, ebenfalls durch Erasmus gefödert. Diese Kurse müssen direkt vor Studienbeginn an der Gasthochschule oder an einer Sprachschule im jeweiligen Gastland stattfinden. Die Förderung berechnet sich taggenau nach dem Monatssatz der Ländergruppe. Bei Interesse und Fragen wende dich bitte an Frau Cornelia Marx (cornelia.marx@hu-berlin.de) vom Internationalen Büro.
Unterkunft an der Gasthochschule
Die meisten Hochschulen bieten Unterbringungsmöglichkeiten für Erasmus-Studierende an. Ob und welche Arten von Studierendenwohnheimen angeboten werden, findest du unter Partneruniversitäten. Meist musst du bereits in deiner Registrierung an der Gasthochschule angeben, ob du einen Wohnheimplatz haben möchtest.
Sollten keine Plätze angeboten werden, musst du dich privat nach einer Unterbringung umschauen. Daher bietet es sich an, auf die Angebote der Gasthochschule zurückzugreifen.
Anreise
Es sollte versucht werden, die Anreise möglichst nachhaltig zu planen. Bitte versuche, bei einer Fahrtzeit unter zwölf Stunden nicht das Flugzeug zu nutzen.
Unter dem Begriff "Green Erasmus" gibt es die Möglichkeit, bei nachhaltiger Mobilität eine Förderung von 50 EUR sowie eine zusätzliche Förderung von bis zu 4 Tagen zu erhalten. Als grünes Reisen gilt nach aktuellen Informationen Reisen per Zug, Bus, Schiff, und andere Alternativen zum Fliegen. Ein eigener, allein genutzter PKW zählt nicht dazu. Für Information und Beantragung kannst du dich vor deinem Aufenthalt an das Erasmus-Büro wenden.